Audit Procedure Improvement with Oracle BPM

 Analisa Prosedur Audit Kerja Lembaga FTUI

·         Before Improvement

      Ada beberapa proses yang dilalui dalam melakukan pengauditan kerja lembaga FTUI. Dimulai dari pembentukan lembaga yang setidaknya memerlukan waktu 24 hari hingga laporan penilaian program kerja lembaga yang memakan waktu hingga 5 hari. Ada 4 role yang berperan dalam proses pengauditan ini diantaranya Lembaga, Pleno MPM, Komisi Keuangan, Komisi Pengawasan dan Komisi Kesekretariatan MPM. Keempat role ini memiliki peranan yang sangat penting pada proses pengauditan ini karena ada banyak proses yang saling terkait dan berhubungan satu sama lain pada proses pengauditan kerja lembaga IKM FTUI.

Secara generalis keempat role tersebut memiliki peran sebagai berikut

·         Pleno MPM memiliki peranan dalam melakukan pemeriksaan draft proker lembaga selain itu pleno MPM bertugas untuk mengesahkan program kerja yang akan dijalankan oleh lembaga

·         Komisi keuangan berperan dalam memeriksa anggaran program kerja, memeriksa LPJ anggaran program kerja, dan menilai LPJ anggaran program kerja

·         Lembaga bertugas untuk menyusun anggaran program kerja, menyusun konsep dan teknis program kerja, membuat draft program kerja beserta anggaran, menjalankan program kerja dan membuat LPJ dari program kerja yang telah berjalan

·         Komisi pengawas bertugas untuk mengawasi konsep dan teknis dan program kerja, memeriksa dan menilai LPJ

·         Kesekretariatan MPM melakukan koordinasi mengenai timeline dari program kerja, mengumpulkan laporan pertanggungjawaban dan menilai laporan penilaian program kerja lembaga.

Namun, sangat disayangkan pemahaman lembaga mengenai penyusunan program kerja masih pelu ditingkatkan karena tentunya hal ini akan memberikan pengaruh kepada proses penyusunan konsep kerja hingga pembuatan LPJ yang nantinya akan dinilai pada proses pengauditan terhadap kinerja lembaga terkait.  Pemahaman yang kurang dapat mengakibatkan terjadinya kesalahpahaman mengenai format yang harus digunakan oleh lembaga-lembaga IKM FTUI sehingga hal ini mengakibatkan performa kerja yang dimiliki oleh lembaga tidak efektif dan banyak waktu yang terbuang percuma.

·         After Improvement

Secara keseluruhan sebenarnya proses yang dilakukan selama proses pengauditan sudah sangat baik. Namun, pemahaman lembaga mengenai penyusunan program kerja, isi dari LPJ yang harus dibuat oleh lembaga membuat kelompok kami tergerak untuk menanmbahkan proses sosialisasi yang dilakukan oleh tim Pleno MPM. Proses sosialisasi ini diharapkan dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh lembaga dalam kinerjanya. Proses sosialisasi dilakukan selama 7 hari. Meskipun ada penambahan proses pada prosedur pengauditan, namun strategi ini dapat menurunkan waktu yang dibutuhkan oleh proses-proses lainnya yang terdapat di dalam prosedur pengauditan. Dengan begitu waktu yang dibutuhkan pada prosedur pengauditan mengalami penurunan yang cukup besar pada Average Process Time setelah dilakukan improvement.

	Average Process Tim	Average Cycle Time	Maximum Cycle Time	Average Working Count	Max Instance Working Count	Minimum Working Time
Before	2124h 5m 7s	133h 1m 5s	676h 37m 4s	133h 1m 51s	676h 37m 4s	28m 34s
After	1633 h 40 m 40 s	97h 11m 34s	612h 58m 17s	97h 11m34S	612h 58m 17s	12h23m58s